7 aandachtspunten voor een schaalbare eventaanpak

7 aandachtspunten voor een schaalbare eventaanpak

Of je nu marketingevents, conferenties of netwerke vents organiseert, zodra je meer dan een handvol events per jaar draait, kan een eventaanpak snel chaotisch worden. Ad-hoc processen, losse tools en handmatige handelingen kosten niet alleen tijd, maar zorgen ook voor fouten en frustraties.

Herkenbaar?

Met deze checklist ontdek je of jouw eventaanpak klaar is om op te schalen, zonder in te leveren op kwaliteit.

1. Organiseer je meer dan 10 events per jaar?

Hoe meer events, hoe belangrijker standaardisatie en automatisering worden. Met ad-hoc processen red je het niet als je richting de 10+ events per jaar gaat.

2. Is je registratieproces gekoppeld aan je CRM?

Zonder koppeling verlies je waardevolle data en moet je handmatig gegevens overzetten. Gevolg: vertragingen, fouten en gemiste inzichten over klantgedrag en opvolging.

3. Kunnen deelnemers hun eigen gegevens beheren?

Denk aan wijzigingen in aanmeldingen, dieetwensen of aanwezigheidsstatus. Als dit niet geautomatiseerd is, loopt je team sneller vast op klantvragen en last-minute wijzigingen.

4. Heb je inzicht in no-show redenen?

Zonder gestructureerde feedback van afmelders of afwezigen, blijf je in het duister tasten. Zo mis je kansen om je events te verbeteren of je doelgroep gerichter uit te nodigen.

5. Werk je met communicatie-templates?

Iedere uitnodiging opnieuw schrijven kost tijd en veroorzaakt inconsistentie. Templates zorgen voor merkconsistentie, snelheid én minder fouten.

6. Zijn badges, check-in en leadscanning geïntegreerd?

Drie losse tools? Dan mis je realtime inzichten en loopt je data versnipperd binnen. Een geïntegreerde oplossing versnelt je processen en voorkomt dubbel werk.

7. Heb je een ''emergency'' supportlijn tijdens events?

Onvoorziene problemen tijdens het event? Een supportlijn is cruciaal voor stressvrije uitvoeringen.

Totaalscore: Hoe schaalbaar is jouw eventaanpak?

Tel het aantal keer dat je “ja” kon antwoorden:

• 6 – 7 keer ja:
  Jouw eventaanpak is klaar voor serieuze opschaling. Je hebt de basis op orde en kunt nu verder finetunen en optimaliseren.
  
  
• 4 – 5 keer ja:
  Je bent op de goede weg, maar mist nog een paar belangrijke schakels. Richt je op integratie en automatisering voor meer grip en rust.
  
  
• 0 – 3 keer ja:
  Je werkt waarschijnlijk nog met losse tools en veel handwerk. Tijd om structuur aan te brengen en de basis te leggen voor groei.

Wil je sparren over hoe we jouw eventaanpak schaalbaarder kunnen maken? We denken graag met je mee.

‍