Het succes van elk evenement begint bij de eerste indruk die je maakt. On-site badge printing speelt daar een belangrijke rol in. Of je nu kiest voor kleurrijke prints die de aandacht trekken of juist simpele labels; de mogelijkheden zijn uitgebreid en de keuze hangt af van het type evenement. Een beetje verdwaald in de mogelijkheden voor badges op evenementen? Wij helpen je graag op weg!
Wat is on-site badge printing eigenlijk?
Stel je voor: je komt aan bij een evenement en binnen no-time heb je je naambadge in handen, zonder lange rijen of gedoe. Dat is on-site badge printing! Ook wel on demand printing genoemd. Dit proces van on-site badge printing zorgt ervoor dat naambadges voor exposanten, sponsoren, deelnemers, en alle andere geregistreerden snel en efficiënt worden gemaakt en geprint. Dit kan vaak met extra’s zoals functie, bedrijfsnaam en QR-code. Hoewel badges traditioneel voorafgaand aan het evenement worden geprint, is on-site badge printing de moderne oplossing. Geen (tijd)verspilling meer, want je badge wordt ter plekke voor je gemaakt, ook als je je last-minute hebt aangemeld.
2. Waarom gebruiken we (nog) badges?
Badges lijken misschien ouderwets in dit digitale tijdperk, maar ze zijn nog steeds ontzettend handig en leuk. Bij evenementen bieden ze een scala aan voordelen voor zowel de deelnemer als de organisator. Laten we eens kijken waarom badges nog steeds zo populair zijn:
Spiekbriefje voor netwerken: je bent op een groot evenement en je wilt graag nieuwe mensen leren kennen. Je kijkt naar de badge van je gesprekspartner en ziet meteen hun naam en bedrijf. Handig, toch? Badges helpen deelnemers om elkaar snel te herkennen en te netwerken.
Toegangscontrole bij betaalde of meerdaagse events: door specifieke kenmerken op de badge, zoals kleuren of iconen, kan in één oogopslag worden gezien welke sessies of eventdagen een deelnemer mag bijwonen. De QR-code maakt het ook eenvoudiger om deelnemers opnieuw in te checken.
Bezoekers volgen op het evenement: door het scannen van de QR-code op de badge bij zalen of stands kan iedereen snel en efficiënt gevolgd worden zonder dat mensen hun telefoon erbij hoeven te pakken.
Professionele uitstraling: een goed ontworpen badge doet wonderen voor de uitstraling van een evenement. Het oogt professioneel en laat zien dat de organisatie oog heeft voor detail. Een mooie badge is als een visitekaartje dat je om je nek hangt en voor de deelnemers ook gelijk een souvenirtje voor mee naar huis.
Security: veiligheid is altijd een prioriteit, zeker bij grote evenementen. Badges kunnen worden voorzien van ID-checks en een profielfoto, zodat het meteen duidelijk is wie er wel of niet naar binnen mag.
Smart badge technologie: deelnemers kunnen eenvoudig interessante informatie ophalen met de badge, connecties maken en inchecken bij sessies. De deelnemer ziet alles direct terug in de event app. Geen gedoe meer met folders en andere losse papiertjes.
3. Waarom gebruikmaken van badge printing software?
Door het gebruik van de software kunnen organisatoren niet alleen kosten en tijd besparen, maar ook een fijne incheckervaring bieden aan hun deelnemers. Of het nu gaat om conferenties, beurzen, festivals of bedrijfsevenementen, de voordelen van het gebruik van badge printing software zijn groot.
Geen wachtrijen door automatisering: de software vereenvoudigt het proces van badge printing, vooral bij grote aantallen. Lange rijen zijn verleden tijd, en zelfs last-minute aanmelders kunnen snel en efficiënt van een badge worden voorzien. Dit zorgt voor een vlotte doorstroom en een betere eerste indruk.
Direct inzicht: als organisator kun je met badge printing software eenvoudig sessies beheren via een online registratiepagina. Je kunt limieten instellen, toegangscontrole regelen, check-ins bijhouden en live displays op locatie hebben. Zo zie je in een oogopslag wie van je deelnemers daadwerkelijk is ingecheckt en waar.
Personalisatie: voor deelnemers biedt de badge hun persoonlijke programma met onder andere tijden en locaties. Zo zien ze in een oogopslag waar ze wanneer verwacht worden.
Sponsoring: bedrijven kunnen een logo laten printen op de badge, bijvoorbeeld op de banner of footer. Dit biedt extra zichtbaarheid voor hun merk. Bovendien kunnen exposanten met lead scanning potentiële klanten eenvoudig identificeren door ze te scannen en stelt hen in staat om gerichte follow-ups te doen na het evenement. Dit kan zowel bij de stand als bij de zalen.
Duurzaamheid! Vooraf badge printen is niet alleen zonde van je tijd, vaak verspillen we papier en inkt als mensen niet komen opdagen of als namen moeten worden gewijzigd. Met on-site registratie print je alleen badges voor de aanwezigen, wat zowel milieuvriendelijk als kostenefficiënt is.
4. Verschillende soorten badge printing
Er zijn verschillende vormen van badge printing, elk met hun eigen toepassingen en voordelen. Wij hebben er vast een aantal voor je op een rijtje gezet.
1. Kleur & zwart-wit printers
De Epson printers (C3500/C4000) worden ingezet wanneer flexibiliteit gewenst is; je hoeft namelijk niks voor te drukken. Deze printers bieden kleurafdrukken, wat betekent dat ze verschillende kleuren en designs kunnen afdrukken afhankelijk van het registratietype. De badges zijn dubbelzijdig en kunnen persoonlijke gegevens, QR-codes en extra informatie zoals programma’s bevatten. Een groot voordeel is dat er geen voorbedrukte badges nodig zijn, wat flexibiliteit biedt en tijd bespaart. Echter, kleurenprinters zijn doorgaans duurder dan zwart-wit opties en de inkt moet af en toe vervangen worden.
De Zebra printers (ZD420/421) drukken daarentegen alleen in zwart-wit. Ze vereisen voorbedrukte badges of thermo labels, wat betekent dat de badges vooraf moeten worden voorbereid. Een voordeel van zwart-wit printers is dat ze budgetvriendelijk zijn, minder storingsgevoelig en sneller kunnen printen.
2. Type badge
Maar welke printer print dan wat voor badge? Ook daarin zijn verschillende opties mogelijk. Kies je voor een eenvoudige oplossing? Labels zijn dan een kosteneffectieve keuze als er weinig informatie op de badge gedeeld hoeft te worden. De badges kunnen van tevoren worden ingekocht of gemaakt bij een drukkerij met elk soort materiaal en een zelfgekozen achtergrond en logo. Tijdens het evenement kunnen de labels eenvoudig met de Zebra printers worden gedrukt en op de badge worden geplakt. Een nadeel is je doorgaans één label per persoon print, en dus enkelzijdig de persoonsgegevens toont.
Voor situaties waar snelheid belangrijk is, zoals bij last-minute registraties, zijn thermisch voorgedrukte badges een betere keuze. De persoonlijke gegevens worden snel in het zwart geprint door middel van thermische printers die zonder inkt werken en direct op hittegevoelig papier kunnen printen. Dit zorgt voor een snelle incheckervaring zonder dat je je zorgen hoeft te maken over inktvoorraad. Deze Zebra printer is namelijk het snelst en je hoeft geen labels te plakken.
Butterfly badges worden gebruikt met Epson kleurenprinters. Door hun stevige materiaal en de mogelijkheid tot dubbele bedrukking stralen ze meer professionaliteit uit. Het dubbel bedrukken maakt het mogelijk om zowel het programma van het evenement als de persoonlijke informatie van de drager weer te geven. Deze badges bestaan uit twee delen die samen een mooie en stevige badge vormen. Er kan met verschillende soorten printpapier gewerkt worden. Zo heeft de organisator de keuze tussen gecoat papier voor meerdaags gebruik of papier voor een duurzame optie.
3. Check-in ervaring
De keuze tussen self check-in en bemande check-in hangt af van de gewenste interactie met deelnemers en de gekozen technologie. Self check-in kiosken zijn innovatief en hebben minder personeel nodig, doordat twee tablets verbonden zijn aan een printer. Door middel van een gemaild ticket kunnen deelnemers hun QR-code gemakkelijk zelf scannen bij een tablet.
Aan de andere kant biedt bemande check-in een persoonlijkere ervaring. Deze vorm van inchecken verwelkomt deelnemers met een vriendelijk gezicht en zo kunnen technologisch minder sterke deelnemers ook gelijk geholpen worden. Met een laptop en handscanner worden deelnemers ingecheckt. Tijdens piekuren staan er vaak twee hostessen per station om het scannen en printen soepel te laten verlopen. Het nadeel van bemande check-in is dat je meer personeel nodig hebt, maar de persoonlijke touch kan het de moeite waard maken.
De keuzes die je maakt voor incheckmethoden, badges of type printer hebben invloed op de algehele ervaring van je evenement. Dus, de volgende keer dat je een keuze moet maken voor het wel of niet gebruiken van on-site badge printing, bedenk dan dat dit op het oog simpele item een hoop voordelen biedt. On-site registratie is duurzamer, professioneler, efficiënter, biedt directe inzichten en bevordert de interactie tussen de deelnemers voor een nog betere evenement ervaring.
Weet je niet waar je voor moet kiezen of zou je hier advies in willen? Maak dan een afspraak! We helpen je hier graag mee verder.
留言