Integratie en on-site ondersteuning tijdens IVBM 2024
Van 2 tot 5 juli 2024 vond de International Vascular Biology Meeting (IVBM) plaats in de Beurs van Berlage in Amsterdam. Dit evenement bracht onderzoekers, clinici en studenten uit de vasculaire biologie samen om de laatste ontwikkelingen in het veld te bespreken. Met 125 sessies, 123 sprekers en meer dan 1000 registraties was dit evenement een groot succes te noemen.
Lively speelde een belangrijke rol in dit succes door het verzorgen van de integratie van de registratiesoftware en het on-site inchecken. In deze case lees je meer over onze bijdrage aan dit succesvolle evenement.
De aanleiding voor de samenwerking
IVBM gebruikte hun eigen registratiesoftware om aanmeldingen te beheren en vooraf badges te printen. Door het groeiende aantal deelnemers en het kleine team begon dit proces voor de nodige vertragingen te zorgen. Omdat er geen real-time synchronisatie was met de systemen op locatie, leverde dit problemen op voor deelnemers die zich last-minute wilden registreren.
Bij dit internationale evenement wilde IVBM niet alleen zorgen dat alles op locatie goed verliep, maar ook de reputatie van het UMC hoog houden door de deelnemers een optimale digitale ervaring te bieden. Bovendien waren er veel sponsoren betrokken bij het evenement, die de juiste zichtbaarheid moesten krijgen. Het was dus belangrijk dat de registratiesoftware niet alleen efficiënt werkte, maar ook in staat was om de branding van deze sponsoren goed naar voren te brengen tijdens het evenement.
Wat hebben we geïmplementeerd?
Lively heeft gezorgd voor een integratie met de bestaande registratiesoftware van IVBM. Hierdoor werden alle aanmeldingen en wijzigingen in real-time gesynchroniseerd met ons on-site systeem. Zo konden ze gelijk zien wie er wel en wie er nog niet ingecheckt was. Daarnaast hebben we meerdere self check-in punten met iPads opgezet, waar bezoekers zichzelf konden aanmelden met de QR-code die zij van tevoren hadden ontvangen. Zodra de QR-code was gescand, werd de badge direct in kleur geprint. Dit zorgde voor een snelle incheckervaring zonder lange wachtrijen. Ons team was op locatie aanwezig om te helpen met de installatie en het onderhoud van de self check-in punten en de badgeprinters. Verder stond ons team klaar voor de lead scanning. Dit hebben we namelijk gebruikt voor betalende exposanten om leads te scannen.
Naast de integratie en on-site diensten, hebben we ook de Cvent App geïntroduceerd. De app zorgde voor extra gemak voor de bezoekers door hen up-to-date informatie te geven over het programma, aanvullende activiteiten en praktische informatie. De mogelijkheid voor bezoekers om hun eigen agenda samen te stellen en via de app te kunnen netwerken droeg bij aan een positieve ervaring.
Klant
International Vascular Biology Meeting 2024
Registraties
Meer dan 1000!
Categorie
Event app &
on-site badge printing
Type
Fysiek event
3
Registratie- systemen
1
Centraal beheersysteem
125
Sessies
>120
Sprekers
Wat was het resultaat?
Wij kunnen je natuurlijk vertellen wat wij van het event vonden (super geslaagd!), maar nog beter vroegen we onze opdrachtgever Elin Davies, Head of Events, naar haar ervaringen:
De klant was zeer te spreken over het registratieproces, dat boven verwachting verliep. “De registratie was fantastisch, gaan we zeker vaker doen,” vertelt Elin Davies, Head of Events. “Wij zijn gedwongen met een registratieplatform te werken. Drie systemen moesten met elkaar kunnen praten, omdat wij het abstract in een ander systeem hadden. Dat is echt top gegaan.” De communicatie was helder, de check-in verliep razendsnel en er waren dan ook geen wachtrijen. Daarnaast werd de Cvent app als klantvriendelijk ervaren: “deelnemers hadden eenvoudig toegang tot het programma en alle benodigde informatie, wat zorgde voor een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke ervaring.”
Toch bood de samenwerking ook waardevolle leerpunten. Vanuit de klant werd opgemerkt dat het wellicht beter was geweest om iemand vanuit de organisatie van het event volledig verantwoordelijk te stellen voor de technische kant van de Cvent app. Hierdoor had deze persoon zich verder kunnen verdiepen in de technologie en zelf de regie kunnen nemen over de inrichting. Nu waren er te veel mogelijkheden om even snel 'erbij' te doen. Bovendien waren er dusdanig veel abstracts en subsessies dat een andere programmaweergave mogelijk toch overzichtelijker was geweest. Dit gaf ons waardevolle feedback voor toekomstige projecten, waarbij we samen met de klant nog beter in kaart kunnen brengen wat haalbaar is binnen de verwachtingen.
In Beeld
 |  |  |
|---|